Saimme syventävien opintojen tiimoilta tehtäväksemme
suunnitella ja järjestää hyvinvointitapahtuman Lohjalla, tapahtuma oli osa
Pumppu-hanketta. Hyvinvointitapahtuma oli määrä suunnitella joko lohjalaisille työikäisille
aikuisille tai lohjalaisille nuorille. Valitsimme kohderyhmäksemme lohjalaiset
nuoret, koska koimme nuorten hyvinvoinnin erittäin tärkeäksi ja ajankohtaiseksi
aiheeksi. Tavoitteeksi asetimme lohjalaisen nuoren hyvinvoinnin edistämisen.
Hankkeen alkuinfo järjestettiin 29.8.2013, jolloin aloitimme
tapahtuman työstämisen kukin tahoillamme. Pohdimme kovasti, mikä olisi paras
paikka ja missä tapahtumamme tavoittaisi mahdollisimman suuren kohderyhmän.
Harkitsimme tapahtumapaikkavaihtoehtoina mm. kauppakeskus Lohjan tähden
käytävää, Prisman käytävää, Harjulaa ja jotakin Kaupunkitaideviikkoon liittyvää
paikkaa Lohjalla, lopulta päädyimme Harjulaan. Tässä vaiheessa kävimme
työryhmämme kesken läpi yhteistyötahoja, joita haluaisimme kutsua tapahtumaan
ja teimme työnjakoa.
Noin kaksi viikkoa ennen tapahtumaa mukaan oli
ilmoittautunut jo liki kymmenen toimijaa. Mukaan oli tulossa mm.
tanssiteatteri, urheiluseura, Lohjan kaupungin edustaja jne. Noin kuukautta
ennen tapahtumaa alkoi mainoksen ideointi, lähinnä yksi meistä ideoi ja me muut
kannatimme hyvää ideaa. Idean työstämiseen lopulliseksi mainosjulisteeksi
saimme koulun taholta ammattilaisapua ja vajaa kaksi viikkoa ennen tapahtumaa
mainoksemme sai lopullisen muotonsa ja pääsimme jakelemaan mainosjulisteita.
Veimme mainoksia kauppojen, kirjastojen ym. ilmoitustauluille ja lähetimme
mainoksiamme s-postin välityksellä eri toimijoille, mm. kouluille.
Viikkoa ennen tapahtumaa myös ”saatekirjeemme” valmistui ja
postitimme sen kaikille tapahtumaan osallistuville tahoille. Saatekirjeestä
ilmeni tapahtumapaikan tarkka osoite ja kellonaika, jolloin paikalle voi
tapahtumapäivänä saapua tekemään esivalmisteluja. Pikkuhiljaa aloimme uskoa
tapahtuman onnistumiseen ja siihen, että meillä on mahdollisuus päästä
tavoitteeseemme lohjalaisten nuorten hyvinvoinnin edistämisessä edes pienen
siivun verran.
Poliisille tehtyyn ilmoitukseen yleisötapahtumasta liitettiin
itse tehty turvallisuussuunnitelma sekä Harjulan oma pelastautumissuunnitelma.
Näissä käsiteltiin ja selvitettiin hyvin seikkaperäisesti kaikki mahdolliset ja
mahdottomat asiat mitä tapahtuman järjestäjän tulee selvittää. Harjoitus- ja
kokemusmielessä tämä oli hyvä tehtävä, koska usein kuitenkin kun jossain
tapahtumassa asiat ovat menneet pieleen, jotain mahdollisuutta ei ole
huomioitu.
Tapahtuma järjestettiin suunnitelmien mukaisesti Lohjalla
Harjulassa 20.11 klo 17-19. Vaikka tempausta suunniteltaessa jossain
vaiheessa näytti huolestuttavalta, ettemme saisi paikalle tarpeeksi järjestöjä
ja seuroja, iloksemme paikalle saapuivat kaikki ennalta sovitut järjestöt ja
seurat, lukuun ottamatta yhtä järjestöä. He ilmoittivat viime hetkellä olevansa
estyneitä tulemaan paikalle. Paikalla oli meidän Laurean opiskelijoiden ja
opettajien lisäksi yhdeksän toimijaa.
Toimijat olivat valmistautuneet tapahtumaan julistella,
mainoslehtisillä, Power Point -esityksillä sekä erilaisilla jaettavilla
pikkutavaroilla: karkeilla, kynillä, vilkkuvilla rintakorusydämillä yms.
Tanssiseura oli valmistanut hienon n. 10 min kestävän tanssiesityksen, jonka he
esittivät tapahtuman loppupuolella.
ToeStarin vauhdikas tanssiesitys
Kaikki osapuolet olivat hoitaneet oman osansa, ja käytännön
asiat toimivat. Tanssiesitys oli sovittu kello 18.30, mutta huomasimme, että
olisi ollut hyvä, jos esitys olisi ollut kaksi kertaa, ensimmäisen kerran jo heti
tapahtuman alussa, jolloin olisimme saaneet nuoret kiinnostumaan siitä, mitä
salissa tapahtuu. Myös taustamusiikki olisi ollut tarpeen.
Kaiken kaikkiaan tapahtuma sujui yleisöpulaa lukuun
ottamatta hyvin ja suunnitelmien mukaisesti. Olivatko yleisöpulaan syynä samaan
aikaan olevat joulukadun avajaiset, eikö mainonta ollut tavoittanut nuoria vai
eikö tämän tyyppinen tapahtuma vain kiinnosta nuoria? Näitä kysymyksiä on
varmasti hyvä miettiä seuraavaa tapahtumaa järjestettäessä.
Kirjoittajina Laurea-ammattikorkeakoulun sairaanhoitajaopiskelijat